Steeds minder bedrijven schaffen een printer aan en dat is erg jammer, want het is belangrijk dat er een printer aanwezig is in het bedrijfspand. Dat bedrijven steeds minder vaak een printer aanschaffen heeft ermee te maken dat het lijkt alsof een printer overbodig is geworden, maar dat is het zeker niet. Daarnaast kan het er ook mee te maken dat de wereld aan het digitaliseren is en dat bedrijven steeds minder met papierwerk te maken hebben. In dit artikel vind je meer informatie over waarom het aanschaffen van een printer belangrijk is.
Het uitprinten van belangrijke documenten
Ondanks dat je binnen het bedrijf geen gebruik maakt van papierwerk, kan het voorkomen dat je een printer nodig zult hebben. Hierbij kun je bijvoorbeeld denken aan documenten die nodig zijn voor het aanvragen van een bankrekening. Je moet dan een zwart-wit laserprinter kopen om de belangrijke documenten uit te printen zodat je deze kunt ondertekenen. Wanneer je een printer gaat aanschaffen voor bijvoorbeeld belangrijke documenten, dan is het belangrijk dat de printer ook documenten kan inscannen. Bepaalde documenten, zoals bankdocumenten, moeten namelijk ondertekend en vervolgens weer ingescand worden.
Het verwerken van de boekhouding
Steeds meer bedrijven kiezen voor een digitale boekhouding, maar hebben wel erg veel facturen en bonnetjes te verwerken. Als jouw bedrijf ook een digitale boekhouding heeft en regelmatig papieren bonnetjes en facturen moet verwerken, dan is het wel zo handig om over een printer te beschikken, want anders is dit niet mogelijk. Je kunt een bonnetje of een factuur digitaal namaken, maar dit is bij wet verboden. Wanneer je een printer voor de boekhouding gaat aanschaffen, dan is het ook erg belangrijk om een printer met een scanfunctie aan te schaffen. Anders zul je er niets aan hebben!
Schaf de juiste cartridges aan
Wanneer je een printer gaat aanschaffen voor je bedrijf maak je zeker een verstandige keuze, maar je moet er nog wel rekening mee houden dat je ook de juiste cartridges moet aanschaffen. Een soort cartridge zit gekoppeld aan een bepaald merk printer en kan bijvoorbeeld niet door een ander merk printer gebruikt worden. Welke soort cartridge je nodig hebt, kun je het beste achterhalen door te kijken naar welk model printer je hebt. Ook kun je dit achterhalen door naar het serienummer van je printer te kijken.